📩 이메일 자동화 – 수신함을 ERP의 입력창으로 바꾸다

Outlook + RPA로 견적서, 발주서, 회신 메일 자동 분류 및 ERP 등록 흐름 구현 사례

💬 매일 아침 반복되는 일

"어제 온 메일 중에 견적서가 몇 개였지?"

"이건 발주 메일인가, 회신 메일인가?"

"이걸 또 복사해서 ERP에 붙여넣어야 하네..."

많은 기업이 아직도 이메일을 수작업으로 확인하고, 관련 내용을 ERP에 복사-붙여넣기하고 있습니다.

그러나 이 과정은 시간 낭비 + 실수 유발 + 업무 누락이라는 세 가지 문제를 안고 있습니다.

✅ 해결 방법 – Outlook + RPA 연동

우리는 Outlook과 RPA(업무 자동화 도구)를 연결해 아래 작업을 자동화했습니다:

📥 1. 메일 수신 감지

• Outlook에서 새로운 메일 수신 시 이벤트 발생

• 메일 제목 / 발신자 / 첨부 파일 / 본문 키워드로 메일 분류

📁 2. 메일 분류 기준 예시

🧾 3. ERP 자동 등록 흐름

• 다운로드된 첨부 파일을 열어 필요한 데이터를 추출

• ERP에 자동 로그인 후 해당 항목 등록 (Selenium 또는 WinForms 자동화 모듈 사용)

🔧 구현 기술 스택

• C# WinForms: ERP 화면 제어용 프로그램

• Outlook Interop: 메일 수신 이벤트 감지 및 메일 내용 파싱

• AutoHotkey / Selenium: ERP 자동 제어

• FileSystemWatcher: 첨부 파일 감시 후 처리

📊 실제 적용 효과

• 메일 처리 시간 70% 감소

• 발주 누락 0건

• 수신 → 등록까지 평균 5초 이내 처리

• 담당자는 이제 검수만 하면 되는 환경이 됐습니다.

💡 포인트는 ‘ERP를 안 건드린다’

기존 ERP를 바꾸지 않고, 외부에서 자동화한 것이 핵심입니다.

ERP는 그대로 두고, 입력 방식만 자동화한 것이죠.

이는 ‘반(反) ERP 자동화’ 전략의 대표적인 예입니다.

이메일 자동화는 단순해 보여도 업무 흐름 전체를 바꾸는 강력한 도구입니다.

ERP를 고치는 게 아니라, ERP로 들어가는 데이터를 자동으로 채워 넣는 것.

이것이 진짜 스마트 자동화의 시작입니다.

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